DOOR Luciana Bena Brandini – 28-04-2014

Iedereen is wel eens ziek, dus ook je medewerkers. Over het algemeen is het een kortdurende situatie en is de medewerker binnen een paar dagen of hooguit enkele weken weer terug op zijn werkplek. Het kan voorkomen dat dit langer blijkt te duren. Een medewerker blijkt langdurig ziek en er komen ineens allerlei zaken op je af als werkgever. Je krijgt (vaak voor het eerst) te maken met de Wet Poortwachter. Hierbij is het van groot belang om direct al vanaf het begin van de verzuimperiode aan goede dossieropbouw te doen.
De basis van een verzuimdossier is de uitvoer van de wettelijke taken en de daarbij behorende documenten. Als er een digitaal verzuimsysteem is (al dan niet via de Arbodienst of bedrijfsarts), dan geeft dit meestal een signaal als er een specifieke taak moet worden uitgevoerd. Vaak zijn de formele (UWV) documenten hier al aan gekoppeld of krijg je deze  toegestuurd via de bedrijfsarts. Het is uitermate belangrijk dat alle documenten tijdig aanwezig zijn in het dossier, dit zijn:

  • Plan van aanpak (+ eventuele bijstellingen)
  • Probleemanalyse (+ eventuele bijstellingen)
  • 1e jaarsevaluatie
  • Verslagen van bedrijfsarts
  • Arbeidsdeskundige rapportage(s)
  • Verslagen van de (voortgang)gesprekken die je met de medewerker hebt gevoerd
  • Aantekeningen van tussentijdse (telefonische) contacten met de medewerker
  • Mails die betrekking hebben op het verzuim
  • Indien van toepassing: trajectplan en rapportages 2e spoor

Mocht het zo zijn dat bepaalde documenten niet of later aan het dossier worden toegevoegd leg dan ook vast waarom dat zo is. Dit is van belang om bij een deskundigenoordeel of de poortwachterstoets toe te lichten. Het zonder uitleg niet kunnen tonen van bepaalde documenten kan enorme consequenties hebben, waaronder verplicht een langere loondoorbetaling na twee jaar!

Tijdens ziekte zal een medewerker op een bepaald moment weer uren gaan opbouwen. Dit kan in de eigen functie zijn of in aangepast werk, al dan niet op therapeutische basis. Het blijft van belang om tijdens deze re-integratieperiode de vinger aan de pols te houden hoe iemand functioneert. Houd ook hier een dossier van bij. Let op zwaarte en snelheid van de werkzaamheden maar ook op de letterlijke uitvoering. Kan de medewerker het aan, is hij op zijn plaats, vervult hij de functie zoals vereist. Deze stukken kunnen je helpen bij het onderbouwen waarom je uiteindelijk van mening bent dat de medewerker niet structureel deze (aangepaste) functie aankan. Met deze informatie kun je b.v. ook aantonen dat je geen passend werk hebt voor de medewerker en dat ontslag onvermijdelijk is na 104 weken.

Gedurende het verzuim kan het zijn dat de arbeidsrelatie onder druk komt te staan. Gesprekken lopen anders dan verwacht en de (wederzijdse) verwachtingen kunnen niet altijd worden waargemaakt. Maak daarom van elk gesprek een kort verslag en leg voor jezelf ook vast wat je ervaart, hoe een medewerker reageert of als je voelt dat er iets speelt. Bespreek dat met je medewerker om zo de communicatie open te houden.

Je bent geen medicus en je moet daarom niet op de stoel van de (bedrijfs)arts gaan zitten. De bedrijfsarts bepaalt hoe het gaat met het medische hersteltraject. Maar jij als werkgever ziet ook hoe het gaat tijdens het herstelproces. In de meeste gevallen is dit ook goed bespreekbaar met je medewerker. Vraag gerust eens hoe een dag thuis er uit ziet, zo krijg je inzicht in wat de medewerker kan en daarnaast ook inzicht in wat een medewerker allemaal aan verantwoordelijkheden thuis heeft die van invloed kunnen zijn op het herstel. Houd voor jezelf bij wat je ziet en hoort en vergelijk dit met de bevindingen van de bedrijfsarts, bespreek eventuele verschillen met hem.

Tot slot is het ook belangrijk dat de zieke medewerker feeling houdt met het bedrijf en collega’s en andersom. Deze relatie is cruciaal voor een succesvolle re-integratie en terugkeer. Hoe langer een medewerker ziek is hoe groter de drempel  voor terugkeer naar het werk. Tijdens de ziekteperiode ontwikkelt het bedrijf zich verder en de collega’s groeien daar in mee. In hoeverre kan de terugkerende medewerker hier weer op aanhaken?

Houd je verzuimdossier dus op orde en controleer dit periodiek. Niet alleen voor wat betreft de wettelijk verplichte documenten maar ook de aanvullende informatie. Dit om een volledig beeld te kunnen geven, bijvoorbeeld als door het aannemen van een nieuwe leidinggevende de zieke medewerker onder zijn verantwoordelijkheid gaat vallen.

Ook na twee jaar ziekte of bij tussentijdse deskundigenoordelen in het van belang om een volledig dossier te hebben. Zo krijgt het UWV voldoende informatie over wat er allemaal tijdens het traject heeft afgespeeld en waarom je bepaalde – en naar jouw mening weloverwogen  – keuzes hebt gemaakt tijdens het traject. Hierdoor voldoe je aan de vereisten van het UWV en loop je minder risico dat het UWV anders oordeelt dan dat jij verwacht.
Bron: HR praktijk