Voor werkgevers zijn er verschillende situaties waarbij melding gemaakt moet worden van ziekte bij het UWV. Sinds 1 april 2017 kan het UWV een boete opleggen als de melding te laat of helemaal niet gedaan wordt door de werkgever. Op het niet nakomen van de meldingsplicht staan (hoge) boetes. Deze boetes kunnen ook worden opgelegd als de werkgever de melding te laat doet of als de gegevens van ziekte en/of herstel niet kloppen. De boete bedraagt maximaal € 455,00. Dit is vastgelegd in de ‘Beleidsregel boete werkgevers ZW’.

Wanneer moet u een werknemer melden bij het UWV?

42 weken ziek
Een melding is nodig wanneer een werknemer 42 weken ziek is. Deze melding moet uiterlijk op de eerste dag na die 42e week gebeuren bij het UWV.

Zieke werknemer uit dienst
U moet het UWV ook informeren op het moment dat een werknemer ziek uit dienst treedt. Dit gebeurt op de laatste werkdag van de werknemer.

Voor sommige zieke werknemers kunt u een Ziektewetuitkering aanvragen. Voor deze werknemers gelden afwijkende meldingstermijnen bij ziekte. Aan welke situaties moet u dan denken?

Zwangerschap of bevalling
Is uw werknemer ziek maar komt dit niet door haar zwangerschap of bevalling? Dan gelden de gewone regels bij ziekte.
Is uw werknemer ziek als gevolg van haar zwangerschap en is haar zwangerschapsverlof nog niet begonnen? Meld haar dan ziek binnen 6 weken nadat zij ziek is geworden.
Verder doet u de ziekmelding van uw werknemer uiterlijk op de vierde ziektedag in de volgende situaties:

  • Uw zwangere werknemer wordt ziek in de flexibiliseringsperiode, het maakt niet uit of dit komt door haar zwangerschap of niet. De flexibiliseringsperiode is de periode van 2 weken in de 6 tot 4 weken vóór de dag na de uitgerekende bevallingsdatum. Is uw werknemer zwanger van een tweeling of meerling? Dan is de flexibiliseringsperiode de periode van 2 weken in de 10 tot 8 weken vóór de dag na de uitgerekende datum. Let op: is uw zwangere werknemer al ziek als gevolg van de zwangerschap, maar nog niet ziek gemeld, dan moet u haar vanaf het begin van de flexibiliseringsperiode binnen 4 dagen ziek melden bij UWV.
  • Uw werknemer is ziek als gevolg van zwangerschap of bevalling ná afloop van haar zwangerschapsverlof.

Orgaandonatie
Meld uw werknemer ziek binnen 6 weken nadat hij ziek is geworden.
Let op: had u uw zieke werknemer nog niet ziek gemeld binnen de termijn van 6 weken? En is hij alweer beter? Dan doet u de ziekmelding gelijk met de betermelding en binnen 2 dagen nadat hij zich bij u beter heeft gemeld.

No-risk polis
Valt uw werknemer onder de no-risk polis dan meldt u hem ziek binnen 6 weken nadat hij ziek is geworden.
Let op: had u uw zieke werknemer nog niet ziek gemeld binnen de termijn van 6 weken? En is hij alweer beter? Dan doet u de ziekmelding gelijk met de betermelding en binnen 2 dagen nadat hij zich bij u beter heeft gemeld.

Compensatieregeling
Oudere, voormalig werkloze werknemers die onder de Compensatieregeling vallen, meldt u ziek binnen uiterlijk 4 dagen nadat uw werknemer 13 weken ziek is.

Recht op Ziektewetuitkering en hersteld
Indien een werknemer met een Ziektewetuitkering meldt dat hij hersteld is, dient u dit binnen twee dagen door te geven.

Soms is er sprake van een zogenaamd fictief dienstverband, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

  • meewerkende kinderen
  • thuiswerkers
  • leerlingen en stagiairs
  • topsporters
  • artiesten

U doet de ziekmelding van dit type werknemer uiterlijk op de vierde ziektedag.

Niet verwijtbaar handelen
In de Beleidsregel Boete Werkgevers ZW is ook vastgelegd dat werkgevers die niet verwijtbaar handelen, geen boete ontvangen. De Beleidsregel gaat specifiek in op digitale meldingen via Digipoort of de verzuimmelder waarbij is vastgelegd dat storingen in deze systemen die een belemmering vormen voor een tijdige melding, niet leiden tot de oplegging van een boete.
Werkgevers die een ziek-uit-dienst-melding doen op de werkdag na de laatste werkdag van de desbetreffende werknemer, zijn ook niet verwijtbaar te laat.