Bij de afwikkeling van een dienstverband zijn er een aantal zaken waar u aan moet denken. In dit handige stappenplan vindt u de aandachtspunten op een rij.

Stap 1: Schriftelijke bevestiging
Bevestig schriftelijk aan de werknemer per wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt. Geef in de brief aan:

  • dat en wanneer er een eindafrekening plaatsvindt en waarop de eindafrekening betrekking heeft, zoals de vakantietoeslag, transitievergoeding of contractuele afvloeiingsregeling, vakantiedagen en 13e maand etc.;
  • of er nog andere vergoedingen zijn (zoals een winstuitkering of bonus), die pas op een later moment worden uitgekeerd of dat het recht op die vergoeding nog moet worden vastgesteld;
  • of de werknemer nog vergoedingen aan de werkgever moet (terug)betalen, zoals teveel opgenomen vakantiedagen, opleidingskosten of de economische waarde van een overgenomen leaseauto;
  • of de werknemer na beëindiging van het dienstverband gebruik mag blijven maken van bepaalde regelingen of personeelsvoordelen (zoals een verzekering, pensioenregelingen);
  • of er zaken zijn die separaat worden afgewikkeld (denk aan een optieregeling);
  • welke zaken de werknemer moet inleveren (bijvoorbeeld een laptop, mobiele telefoon, leaseauto, (digitale) documenten, sleutels etc.) en waar.

Let op! Sinds 1 juli 2015 zijn werkgevers op grond van de Wet Werk en Zekerheid verplicht om bepaalde werknemers een transitievergoeding te betalen. Het gaat dan om werknemers die 2 jaar of langer in dienst zijn geweest  en wiens dienstverband eindigt door opzegging, ontbinding, of door het niet voortzetten van een tijdelijk contract op initiatief van de werkgever.

Let op! Sinds 1 januari 2015 zijn werkgevers verplicht om bij afloop van tijdelijke contracten van 6 maanden of langer een wettelijke aanzegtermijn van ten minste één maand in acht te nemen. Dit houdt in dat werkgevers aan werknemers met een dergelijk contract een maand voordat de arbeidsovereenkomst eindigt, schriftelijk moeten laten weten of en onder welke voorwaarden zij de overeenkomst wensen te verlengen.

Stap 2:Stel de eindafrekening op
Belangrijke vragen bij de eindafrekening zijn:

  • Is er een (transitie)vergoeding verschuldigd? Zijn over de uitkering daarvan bijzondere afspraken gemaakt?
  • Heeft de werknemer nog recht op (pro rata) vakantietoeslag of uitbetaling van niet-genoten vakantiedagen? Of heeft hij te veel vakantiedagen opgenomen? Als dit laatste het geval is en er zijn geen bijzondere afspraken over gemaakt, dan kan dit verrekend worden met de laatste salarisbetaling.
  • Neem eventuele vergoedingen die de werknemer moet terugbetalen (bijvoorbeeld opleidingskosten of de economische waarde van een overgenomen leaseauto) mee.

Stap 3: Verstrek een getuigschrift
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om (als de werknemer daarom vraagt) een getuigschrift te verstrekken. Dit hoeft niet perse een positief getuigschrift te zijn, een neutraal opgesteld getuigschrift mag ook.

Stap 4: Voer een exitgesprek
Het voeren van een exitgesprek met een vrijwillig vertrekkende werknemer, kan een nuttig instrument zijn om inzicht te krijgen in de beweegredenen van de werknemer om te vertrekken en inzichtelijk te maken of hier voor de werkgever nog kansen liggen ter verbetering. Als alternatief kunt u de werknemer een exit formulier laten invullen.

Let op! Als de arbeidsovereenkomst eindigt met wederzijds goedvinden, dan moeten de afspraken die zijn gemaakt over de (voorwaarden van) beëindiging van het dienstverband vastgelegd worden in een beëindigingsovereenkomst. Is er een beëindigingsvergoeding afgesproken en zijn er bijzondere afspraken gemaakt over de wijze van uitbetaling? Zo ja, dan moet dit worden meegenomen in de brief bij uitdiensttreding.