Bijhouden en bewaren van een personeelsdossier

Algemene Verordening Gegevensbescherming
Sinds 25 mei 2018 dienen werkgevers aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te voldoen. Nu de AVG van toepassing is, gelden dezelfde regels voor het bewaren van persoonsgegevens als voor die tijd. Het uitgangspunt blijft dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel van uw verwerking.

Verplichtingen
Uit de AVG vloeien onder meer de volgende verplichtingen voort voor het aanleggen en bijhouden van een personeelsdossier:

  • De werkgever is verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in de personeelsadministratie.
  • Gelet op het doel waarvoor ze worden verwerkt (het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst), moeten de gegevens in het personeelsdossier toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
  • De werkgever moet de werknemers informeren over de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
  • De werkgever moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
  • Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld en vervolgens gebruikt.
  • De werkgever moet de werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren.

Bewaren van het personeelsdossier
Bewaarplaats
Anders dan bij een loonadministratie gelden voor personeelsdossiers geen strikte regels over waar personeelsdossiers moeten worden bewaard. Wel volgt uit het beginsel van ‘goed werkgeverschap’ en de AVG dat personeelsdossiers op een veilige afsluitbare plaats moeten worden bewaard in verband met de privacy gevoeligheid van de inhoud. In het algemeen moet de werkgever ervoor zorgen dat onbevoegden zich geen toegang kunnen verschaffen tot de dossiers.

Bewaartermijnen
In het algemeen moeten persoonsgegevens uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband of de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de werkgever (verantwoordelijke) zijn beëindigd worden verwijderd uit het personeelsdossier. Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst een werkgever verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren. Ook voor sommige andere persoonsgegevens kan een langere bewaartermijn gelden:

Minimaal 7 jaar na dienstverband:

  • Gegevens uit salarisadministratie die van fiscaal belang zijn
  • Aanvullende arbeids- en salarisafspraken
  • Arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap
  • Burgerlijke staat van (ex)werknemer
  • Persoonlijke gegevens / stamkaart
  • Datum van indiensttreding
  • Afstandsverklaring woon-werkverkeer

Minimaal 5 jaar na dienstverband:

  • Opgaaf gegevens loonheffingen (voorheen loonbelastingverklaring)
  • Kopie van identiteitsbewijs
  • Werk- en verblijfsvergunning
  • Identiteitspapieren van derden ingeleende werknemers met een tewerkstellingsvergunning

Het kan zijn dat er een conflict is met de betrokken werknemer, en dat er als gevolg daarvan een gerechtelijke procedure loopt of dreigt. In dat geval mag de werkgever de gegevens die betrekking hebben op het conflict bewaren, zolang het conflict loopt of dreigt. Zo kan de werkgever zijn bewijspositie veiligstellen.

Tip!
Verwijder regelmatig zaken uit het personeelsdossier die zijn afgesloten of niet meer relevant zijn. Schoon elk personeelsdossier één keer per jaar op, maar let wel op dat er niets uit het dossier verdwijnt dat van belang is voor de wet- en regelgeving loonheffingen.

Rechten van de werknemer
Recht op inzage
Het recht op inzage houdt in dat de werkgever in begrijpelijke vorm een volledig overzicht moet verstrekken van de persoonsgegevens met een omschrijving van het doel van de verwerking van deze gegevens. Daarnaast is de werkgever verplicht om aan de betrokkene bekend te maken:

  • welke categorieën gegevens worden verwerkt worden,
  • wie de ontvangers van deze gegevens zijn, en
  • informatie over de herkomst van de gegevens.

Een verzoek tot inzage in het personeelsdossier moet door een werkgever serieus worden genomen en de relevante informatie moet zo volledig mogelijk en in een voor de werknemer toegankelijke vorm worden aangeleverd.

Het recht op inzage moet ruim worden uitgelegd. Het omvat ook het recht op een kopie. In de AVG wordt dit nog nader toegespitst, zodat werknemers het recht hebben om (onder bepaalde voorwaarden) hun persoonsgegevens in een standaardformaat te ontvangen, zoals bijvoorbeeld een pdf-bestand.
Het recht op inzage strekt zich niet uit tot interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers bevatten die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad, tenzij op grond van die notities een definitief rapport is opgemaakt.

Recht op correctie
Als de werknemer op basis van verkregen inzage weet wat zich in zijn personeelsdossier bevindt en meent dat die gegevens er niet in thuis horen, kan hij om correctie van die gegevens verzoeken.

Anders dan de naam doet vermoeden heeft de werknemer op basis van deze bepaling niet een algemeen recht om hem onwelgevallige beoordelingen, waarschuwingen et cetera, uit zijn personeelsdossier te krijgen. Het recht op correctie moet beperkt worden uitgelegd: het ziet alleen op het corrigeren van gegevens die feitelijk onjuist zijn. Wel kan de werkgever onder omstandigheden verplicht zijn om de mening van de werknemer toe te voegen aan het dossier.

Beslissing werkgever
Binnen vier weken na het verzoek om inzage of correctie moet de werkgever een beslissing nemen. Als de werkgever het verzoek afwijst, kan de werknemer via een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank inzage of correctie verzoeken.

Inzage en correctie in de praktijk
In de praktijk kan aan de verplichting om de werknemer op zijn verzoek inzage te geven in zijn personeelsdossier en eventuele correctie worden voldaan door:

  • voor zover nodig de hiervoor bedoelde interne notities (tijdelijk) te verwijderen uit het dossier;
  • de werknemer inzage te geven in het bijzijn van bijvoorbeeld de direct leidinggevende of personeelsadviseur en de werknemer desgewenst kopieën te verstrekken van door hem aangewezen documenten uit het personeelsdossier.
  • het verzoek binnen vier weken te honoreren.
  • corrigeer alleen gegevens als deze feitelijk onjuist zijn. Als een werknemer het inhoudelijk niet eens is met bijvoorbeeld een gespreksverslag of beoordeling, dan heeft hij het recht om zijn eigen versie aan het dossier toe te laten voegen.

Let op! geef het dossier nooit uit handen.

Overdracht aan derden
Volgens richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens mogen personeelsdossiers worden overgedragen aan een ander bedrijf bij een faillissement, fusie of overname. Voorwaarde is wel dat de werkgever zich houdt aan de volgende waarborgen om de privacybelangen van de werknemers te beschermen:

  • De overdracht moet worden aangekondigd in een daarvoor geschikt medium, zoals een personeelsblad of Intranet.
  • De werknemers moeten de mogelijkheid krijgen om bepaalde gegevens te laten verwijderen en bezwaar aan te tekenen tegen de overdracht. Als geen bezwaar is aangetekend, kan worden uitgegaan van veronderstelde toestemming van de werknemer voor de overdracht.
  • Er mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Daarom zullen alle personeelsdossiers moeten worden opgeschoond en moeten alle oude, niet meer relevante gegevens worden verwijderd.

Let op: gegevens met betrekking tot de loonheffingen moeten minimaal tot 5 jaar na uitdiensttreding van de werknemer worden bewaard.

Digitaal personeelsdossier
Tegenwoordig worden steeds meer documenten digitaal bewaard. Ook wordt het steeds populairder om papieren in te scannen en ze daarna alleen digitaal te gebruiken. Dat bespaart namelijk veel tijd en (werk)ruimte.
Het digitaal bewaren en beheren van personeelsdossiers heeft in juridisch opzicht wel enkele haken en ogen wat betreft beveiliging en de bewijsfunctie. De digitalisering van een personeelsadministratie vergt derhalve de nodige aandacht en inspanningen van een organisatie. Als u hier meer over wilt weten dan kun u contact met mij opnemen.

bron: XperHR

Lees meer over de AVG op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens