Niet iedere werkgever heeft voor iedere werknemer een goed personeelsdossier. Hier vertel ik hoe een personeelsdossier er uit kan zien en wat er wel en niet bewaard mag worden volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wat mag wel en wat mag niet in een personeelsdossier?
In het personeelsdossier zitten de benodigde gegevens voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst en is daarom voor zowel kleine als grote organisaties van groot belang.

Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan de werkgever zijn beslissingen over de werknemer kan onderbouwen. Naast persoonlijke gegevens gaat het om informatie over contracten en arbeidsvoorwaarden, functioneren en ontwikkeling, ziekteverzuim en diversen en bijzonderheden.

Uit de AVG vloeien verschillende verplichtingen voort wat betreft het aanleggen en bijhouden van een personeelsdossier. Zo is de werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in de personeelsadministratie. Bovendien moet de informatie in het personeelsdossier toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Uit het beginsel van ‘goed werkgeverschap’ en de AVG volgt dat de dossiers op een veilige afsluitbare plaats moeten worden bewaard in verband met de privacy gevoeligheid van de inhoud.
Volgens het recht op inzage moet de werkgever een volledig overzicht verstrekken van de persoonsgegevens en uitleggen waarom deze informatie wordt verwerkt. Als de werknemer vervolgens vindt dat bepaalde informatie niet in zijn personeelsdossier thuishoort, kan hij om correctie van die gegevens verzoeken.

Welke gegevens horen thuis in een personeelsdossier?
In het algemeen bevat een personeelsdossier gegevens en documenten uit de volgende vijf hoofdgroepen:

1. persoonlijke gegevens
2. contracten & arbeidsvoorwaarden
3. functioneren & ontwikkeling
4. ziekteverzuim
5. diversen & bijzonderheden

Tip!
Gebruik voor iedere werknemer eenzelfde soort dossier of map en hanteer voor ieder personeelsdossier dezelfde indeling. Maak verschillende segmenten aan met tabbladen. Dat is overzichtelijk en maakt het werken met dossiers gemakkelijk.

De uitwerking van de hoofdgroepen vindt u hier!

Individueel versus collectief personeelsdossier
In een personeelsdossier zitten dus de benodigde gegevens voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst. Hier kan een onderscheid worden gemaakt tussen de gegevens die betrekking hebben op:

• één specifieke werknemer (individueel personeelsdossier), en
• al het personeel, aan de hand waarvan de werkgever personeelsbeleid kan ontwikkelen en uitvoeren (collectief personeelsdossier).

Denk bij dit laatste aan ziek- en hersteld meldingen, verzuimcijfers, een kopie van de stamkaarten en verlofoverzichten.

Let op!
Bewaar in een collectief personeelsdossier geen privacygevoelige gegevens van een individuele werknemer.

Niet opnemen in het dossier!
Het is uitdrukkelijk verboden om informatie in het personeelsdossier op te nemen over iemands:

• ras;
• geloofsovertuiging;
• lidmaatschap van een vakbond, kerk, milieubeweging of politieke partij;
• seksuele geaardheid;
• lichamelijk en geestelijke gezondheid;
• strafblad.

Personeelsdossier versus loonadministratie
Een loonadministratie moet worden bijgehouden door iedere inhoudingsplichtige voor de loonheffingen. De basis van deze loonadministratie is de loonstaat waarin de grondslagen worden vastgelegd voor:

• de inhouding van de loonbelasting,
• de berekening van de werknemersverzekeringen, en
• de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).

Ook moeten de onderliggende gegevens ten aanzien van de volgende tot het loon behorende vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen bij de loonadministratie worden bewaard.

Voor het aanleggen en bijhouden van een loonadministratie gelden strikte regels. Dat geldt ook voor de bewaarplaats van de loonadministratie, in beginsel de plaats waar de inhoudingsplichtige kantoor houdt. De Belastingdienst kan een andere plaats aanwijzen. Als een derde de loonadministratie doet, kan de minister van Financiën voorwaarden stellen waaronder de loonadministratie bij die derde wordt bewaard.

Een personeelsdossier mag niet worden verward met de loonadministratie en moet ook niet worden bewaard bij de loonadministratie!

Verwijdering stukken uit het personeelsdossier
In de praktijk wordt regelmatig gediscussieerd of een werkgever verplicht is een verzoek van de werknemer om bepaalde stukken uit het personeelsdossier te verwijderen, in te willigen.

Op grond van vaste jurisprudentie geldt dat een personeelsdossier dient om alles vast te leggen wat van belang is voor de inhoud en uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Daarbij gaat het niet alleen om de arbeidsvoorwaarden, maar ook om het verloop van de arbeidsrelatie. De werkgever kan bepalen wat hij van belang acht om toe te voegen aan het personeelsdossier. Hij wordt in deze vrijheid beperkt door de bepalingen van de AVG en het goed werkgeverschap (art. 7:611 BW). Dit betekent dat de werknemer zich alleen dan tegen toevoeging van bepaalde informatie of stukken aan zijn personeelsdossier kan verzetten, als de toevoeging van die informatie of stukken in strijd is met bepalingen van de AVG of het goed werkgeverschap.

De werkgever heeft er belang bij om in het personeelsdossier vast te leggen hoe de arbeidsrelatie is verlopen. Zo kan worden gewaarborgd dat vastligt:

• hoe een geschil is ontstaan,
• wat het onderwerp van geschil was,
• wat het verloop van het geschil is geweest, en
• wat de uitkomst van het geschil is.

Zo wordt ook voorkomen dat achteraf onjuiste verhalen in de wereld komen die niet meer kunnen worden weerlegd. Daarom is ook de werknemer gebaat bij het opnemen van die stukken in het personeelsdossier.

Een verzoek van een werknemer om bepaalde stukken te verwijderen uit het personeelsdossier hoeft dus niet snel te worden ingewilligd.