Nieuws

Met deze 10 tips versnel je het WIA-aanvraagproces bij het UWV

Het UWV loopt nog steeds flink achter met WIA-claimbeoordelingen voor langdurig zieke of arbeidsongeschikte medewerkers. Wat zijn tips voor HR bij het aanvraagproces?

Door een groot tekort aan verzekeringsartsen heeft het UWV een grote achterstand. Wellicht zijn er ook werknemers in jouw organisatie die wachten op een WIA-beoordeling omdat zij mogelijk recht hebben op een uitkering vanwege twee jaar ziekte. Het wachten brengt veel onzekerheid met zich mee, voor zowel werknemers als werkgevers. Wat kun je doen om het aanvraagproces zo efficiënt mogelijk aan te pakken en niet onnodige vertraging oplopen bij het UWV? Joris Nijpels, casemanager verzuim bij zorginstelling GGzE, en Heleen Steenbeek, WIA- en WGA-specialist bij arbodienst Cohesie, geven tien tips.

1. Neem de werknemer mee in het gehele proces
Het goed begeleiden van de werknemer bij de WIA-aanvraag heeft allerlei voordelen, voor zowel werkgever als werknemer. Als een werknemer een WIA-aanvraag niet op tijd doet, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen en duurt het langer voor de werknemer uitsluitsel krijgt. De loondoorbetalingsverplichting van de werkgever stopt namelijk na twee jaar. Help de werknemer dus bij zijn aanvraag. Vertel ook wat de werknemer kan verwachten. Stel: het UWV keert geen uitkering toe, wat gebeurt er dan met hem? Wordt hij ontslagen door de werkgever? Geef voorlichting over het proces.

2. Stem administratieve zaken heel goed af met elkaar
Tussen de daadwerkelijke WIA-aanvraag en het opsturen van de stukken mag maximaal 1 dag zitten, dus er moeten vooraf al allerlei zaken afgestemd worden. De werknemer stuurt de medische informatie in een dichte envelop op naar het UWV. De werkgever levert de documenten aan die het re-integratieverslag vormen. Het goed afstemmen van deze administratieve zaken voorkomt dat er documenten ontbreken, wat leidt tot onnodige vertraging bij het UWV. Zorg daarom dat je de werknemer zorgvuldig instrueert over welke informatie hij moet aanleveren bij de WIA-aanvraag en wat jij namens de werkgever aanlevert. Het beste is om samen met je werknemer alles voor te bereiden en te zorgen dat de informatie gelijktijdig naar het UWV gaat.

3. Zorg dat de medewerker zo compleet mogelijk is met medische informatie
De werknemer ontvangt de medische informatie van de bedrijfsarts, maar let op: de bedrijfsarts heeft soms aanvullende medische informatie opgevraagd bij bijvoorbeeld een huisarts om zelf tot een oordeel te komen. Het is aan te raden dat een werknemer deze aanvullende informatie ook meestuurt – naast het standaardverslag van de bedrijfsarts. Dit voorkomt dat de verzekeringsarts van het UWV toch nog extra medische informatie moet ophalen bij de relevante professionals. Dat leidt weer tot vertraging.

4. Vraag een voorschot aan voor je werknemer als de standaard wachttijd voor de WIA-aanvraag is doorlopen
Om te voorkomen dat een werknemer te lang moet wachten op de beslissing van het UWV over een uitkering – meer dan de standaard acht weken – verleent het UWV een voorschot op de uitkering. Socialezekerheidsdeskundige Marjol Nikkels legt uit hoe dit werkt: “Als de officiële wachttijd is doorlopen en de werknemer verricht geen passende arbeid, dan wil je voorkomen dat de werknemer zonder inkomen komt te zitten. De werkgever hoeft geen salaris meer te betalen als er geen passende arbeid wordt verricht, tenzij de cao dat aangeeft, maar de werknemer heeft wel behoefte aan inkomen. De werknemer kan dan het beste een voorschot op de uitkering aanvragen. Het UWV informeert de werknemer hierover in de brief waarin ze om verlenging van de beslistermijn vragen. Het voorschot dat het UWV verstrekt, is een schatting van de uiteindelijke uitkering waar een werknemer recht op zou hebben, WIA of WW.”

5. Bel het UWV direct op bij een onterechte melding van ontbrekende documenten
Het kan voorkomen dat het UWV aangeeft dat er documenten ontbreken, die volgens de werknemer of de werkgever wel zijn aangeleverd. Neem dan telefonisch contact op om het misverstand te melden. Het medische verslag, dat binnenkomt per post, kan bijvoorbeeld nog niet verwerkt zijn op kantoor. Zorg dat je vanuit werkgeverszijde, in een eerdere fase bij het uploaden van de juiste documenten in het portaal van het UWV, een afschrift downloadt van de documenten je hebt geüpload. Het UWV komt na de melding vaak bij je terug, meestal om aan te geven dat de ontbrekende documenten zijn gevonden.

6. Wees voorbereid op een belletje van de arbeidsdeskundige van het UWV
De arbeidsdeskundige controleert of je als werkgever voldaan hebt aan de re-integratieverplichting. Hij kan je bellen met wat vragen over de concrete acties die je hebt uitgevoerd. “Zo’n belletje kan je overvallen, je kunt net met hele andere zaken bezig zijn of het dossier niet bij de hand hebben”, weet WIA-specialist Steenbeek uit ervaring. “Vraag daarom altijd of de arbeidsdeskundige zijn vragen per mail wil stellen, schriftelijk dus. Dat voorkomt dat je zomaar wat roept; je kunt per mail even de tijd nemen om de vragen te beantwoorden.” Het zijn namelijk vragen die specifieke antwoorden vereisen. Ze kunnen gaan over de manier waarop je spoor twee hebt ingevuld, bijvoorbeeld, of over welke aangepaste werkzaamheden je voor de werknemer hebt geregeld.

7. Zorg dat de werknemer goed is voorbereid op het gesprek met het UWV
Als de WIA-aanvraag is goedgekeurd, volgt de WIA-beoordeling. De werknemer gaat dan op gesprek bij de verzekeringsarts, die verschillende vragen stelt. Zorg dat je werknemer zo eerlijk mogelijk antwoord geeft. Steenbeek: “Een verzekeringsarts zal bijvoorbeeld vragen naar de dagindeling van een werknemer. Als een werknemer dan zegt dat hij schoonmaken nog zelf doet, of de boodschappen, dan is hij tot zekere hoogte belastbaar. Maar als de werknemer de rest van de dag uitgeput is en dat niet vermeldt tijdens het gesprek, dan krijgt de verzekeringsarts een verkeerd beeld van de situatie.” Het is daarom belangrijk om de werknemers uit te leggen dat ze eerlijk moeten zeggen hoe het met ze gaat. Je wilt namelijk dat er een passende uitkeringssituatie wordt gevonden.

8. Bel regelmatig naar het UWV voor de stand van zaken
In een eerdere fase kun je vragen of de aanvraag binnen is gekomen, daarna kun je informeren of de werknemer al aan de beurt is. Steenbeek: “Laat weten dat je er bent. Het is in mijn ervaring zinvol om vaker te bellen. Ook al kan het wellicht wat opdringerig aanvoelen, dat is het niet. Vaak is bij grote werkgevers het dossier aan een accountmanager gekoppeld en die accountmanager kan een belangrijke rol spelen in de aanvraag en beoordeling. Bel daarom om de stand van zaken door te spreken.”

9. Ga voor een weloverwogen beslissing van het UWV, niet de snelle beslissing
Je kunt een klacht indienen bij het UWV als het niet binnen de vastgestelde termijn een beslissing heeft genomen, namelijk de ‘Melding te late beslissing’. Steenbeek: “Mijn advies is om dat niet te doen, je wilt namelijk niet dat het UWV, na zo’n melding, een té snelle beslissing gaat nemen, omdat je wijst op de termijn. Dat risico loop je wel als je het UWV daarop wijst. Maar je wilt dat het UWV op basis van alle stukken een gedegen oordeel geeft, dat het beste is voor de zieke werknemer.”

10. Neem een casemanager verzuim
Het begeleiden van langdurig zieke medewerkers is niet zo vanzelfsprekend. “Grote werkgevers doen er goed aan om een ervaren casemanager in huis te hebben”, zegt casemanager Nijpels. Hij raadt kleine werkgevers aan om casemanagers aan zich te binden, eventueel extern. Casemanagement is een vak! Nijpels: “In de wirwar van wetgeving rondom verzuim raakt een leidinggevende al snel verstrikt. Welke verplichting moet je als werkgever nakomen, welke partijen zijn er allemaal betrokken bij één verzuimcasus, aan welke termijnen moet je voldoen? Wat zijn de financiële risico’s voor een werkgever? Dit zijn vragen die een opgeleid casemanager kan beantwoorden. Eén verzuimdossier kost inclusief de tien jaar lange premie al gauw 250.000 euro. Een opgeleide casemanager is een specialist die de financiële schade behoorlijk kan beperken, een proces goed kan regisseren en daarmee een leidinggevende goed kan ondersteunen. Veel organisaties zijn ‘pennywise but poundfoolish’ door niet in een casemanager te investeren.”

Bron: PW.