De kosten van ziekteverzuim zijn enorm hoog. Daarom is het zaak het verzuim tot een minimum te beperken. Het contact tussen werknemer en werkgever speelt daarbij een grote rol. De werkgever heeft tot taak de terugkeer naar de werkplek zo snel en zo soepel mogelijk te laten plaatsvinden. Sommige werkgevers zien op tegen het voeren van zo’n verzuimgesprek. Onderstaande uitleg en tips kunnen voor u als werkgever uitkomst bieden.

Verzuimgesprekken zijn een essentieel onderdeel van een goed verzuimbeleid en een essentieel instrument om ziekteverzuim te verlagen. Bij de ziekmelding is het van belang dat niet alleen de praktische consequenties worden besproken, maar ook dat u een indruk of gevoel krijgt of de oorzaak van de ziekte (mede) ligt in de werksfeer. Om frequent verzuim te verminderen en langdurig verzuim te voorkomen moet u zich als werkgever zich invoelend opstellen naar de werknemer, maar wel grenzen stellen. Bij terugkeer naar de werkvloer is evaluatie en monitoring essentieel.

Waarom verzuimgesprekken?
Het voeren van verzuimgesprekken heeft vele voordelen. Met een goed verzuimgesprek:

  • bevordert u een snelle re-integratie;
  • achterhaalt u achterliggende problemen;
  • voorkomt u onterechte ziekmeldingen;
  • beperkt u toekomstig verzuim;
  • blijft u op de hoogte van de situatie van de werknemer;
  • blijft de werknemer op de hoogte van de situatie binnen het bedrijf;
  • is de drempel voor de werknemer lager om na ziekte terug te keren.

Wanneer een verzuimgesprek?
Er zijn drie momenten voor een verzuimgesprek:

  • bij de ziekmelding;
  • gedurende het herstelproces bij langdurig verzuim elke zes weken;
  • bij terugkeer op het werk.

Zorg ervoor dat bij elk gesprek van te voren is bepaald wat het doel is van het gesprek. Maak van elk gesprek een samenvatting en voeg dat bij het re-integratiedossier of personeelsdossier.

Ziekmelding
Het eerste verzuimgesprek vindt meteen bij de telefonische ziekmelding, dus onverwachts, plaats. Het is daarom zaak om altijd goed voorbereid te zijn op een dergelijk gesprek. Bij een ziekmelding moet minimaal het volgende worden besproken:

  • de globale situatie van de werknemer;
  • werkzaamheden en afspraken die moeten worden waargenomen, verzet of afgezegd;
  • afspraken over het verdere proces van ziekteverzuim, zoals de afspraak om later opnieuw contact op te nemen en te kijken hoe het gaat.

De werknemer hoeft niet in detail te treden over de aard en oorzaak van zijn ziekte. Hij moet echter wel aangeven of hij onder doktersbehandeling staat. Aan de bedrijfsarts moet de werknemer wel medische informatie verstrekken. Het komt vaak voor dat een werknemer wel vertelt wat er medisch aan de hand is. Met deze informatie moet terughoudend worden omgesprongen. Vertel dus niet het hele team wat de zieke heeft, tenzij dat van tevoren goedgekeurd is door de medewerker.

Frequent verzuim
Als frequent ziekteverzuim wordt genegeerd kan dit leiden tot langdurig ziekteverzuim of een toename van het ziekteverzuim in de organisatie. Daarom is het belangrijk dat u bij frequent ziekteverzuim met de werknemer daarover in gesprek gaat. Aandachtspunten daarbij zijn:

  • Maak een aparte afspraak om het frequent ziekteverzuim te bespreken;
  • Achterhaal tijdens het gesprek de oorzaken: “Heeft het te maken met omstandigheden op het werk, thuis of is er sprake van duidelijke lichamelijke klachten?”;
  • Vraag aan de werknemer hoe hij denkt dat het verzuim verholpen kan worden (als dat mogelijk is);
  • Maak afspraken en leg deze vast;
  • Maak een vervolgafspraak voor evaluatie en bijstelling van de gemaakte afspraken.

Gesprek bij langer verzuim
Als het verzuim langer dan een aantal dagen gaat duren, moet er meer gebeuren: de bedrijfsarts moet ingeschakeld worden, het plan van aanpak moet worden gemaakt, er moet overlegd worden met de bedrijfsarts en met de werknemer moet er minimaal eens in de zes weken een gesprek worden gevoerd.

Deze laatste gesprekken zijn soms behoorlijk gecompliceerd. Om zulke gesprekken constructief en goed te laten verlopen zijn twee dingen noodzakelijk: een goede voorbereiding en sociaal inzicht.

Voorbereiding
Om te beginnen moet het doel van het gesprek worden vastgesteld. Wat wil u bereiken met het gesprek? Vervolgens dient u zich grondig te verdiepen in de situatie en de omstandigheden van de werknemer. Voorbereiden betekent ook vooruitkijken. Hoe zal de werknemer reageren? Welke belangen en wensen heeft de werknemer? Hoe kunt u daarop anticiperen? U moet ook van te voren weten welke eisen u mag en/of moet stellen aan de werknemer. Het is zeer raadzaam om daarbij ook vooraf overleg te voeren met de bedrijfsarts en andere betrokkenen, zoals een personeelsadviseur en/of de casemanager. Actiepunten bij de voorbereiding zijn:

  • stel de onderwerpen vast;
  • informeer de werknemer over de inhoud van het gesprek;
  • wees op de hoogte van de hele situatie van de werknemer;
  • vraag uzelf af hoe u zich zou voelen in de situatie van de zieke werknemer;
  • overleg met de bedrijfsarts;
  • overleg met interne betrokkenen en deskundigen;
  • anticipeer op mogelijke reacties van de werknemer;
  • zorg voor een ruimte waar niemand het gesprek kan verstoren;
  • bepaal welk soort afspraken u wilt maken met de werknemer.

Sociaal inzicht
Voor het voeren van een effectief verzuimgesprek is sociaal inzicht noodzakelijk. In de eerste plaats omdat de werknemer ziek is. In de tweede plaats omdat er een machtsverschil is tussen u en de zieke werknemer. En in de derde plaats omdat de gespreksstof zich meestal niet voor het puntsgewijs afwerken van actiepunten leent. Hieronder vindt u enkele punten waar u bij het voeren van verzuimgesprekken extra op moet letten:

  • stel de medewerker op zijn gemak;
  • laat merken dat u het beste met de medewerker voor heeft;
  • geef de werknemer ruimte voor zijn inbreng;
  • luister naar de werknemer;
  • controleer of u de werknemer goed begrepen heeft;
  • vat tijdens het gesprek geregeld samen wat er is besproken;
  • stel open vragen;
  • u hoeft het niet eens te zijn met de werknemer;
  • wees u bewust van uw (machts)positie;
  • breng rust in het gesprek;
  • maak duidelijke afspraken maken;
  • rond het gesprek af.

Realiseert u zich verder dat een zieke werknemer vanzelfsprekend wordt beïnvloed door het feit dat hij zich ziek voelt. Hierdoor kan hij anders reageren dan men gewend is. Als u hier tactvol en adequaat op inspeelt voorkomt u miscommunicatie.

Let ten slotte tijdens een verzuimgesprek op de non-verbale communicatie van zowel uzelf als van de werknemer. Gedrag zoals harder praten, wegkijken, armen voor de borst kruisen of de handen krampachtig toeknijpen, zijn signalen waar u wat mee moet. Een krachtige interventie is om in zulke situaties te benoemen wat u ziet, welk gevoel u dat geeft of welke gedachte dat bij u oproept. Vraag vervolgens bij de werknemer wat er aan de hand is. Bijvoorbeeld: “Je zegt nu wel dat je het geen probleem vindt, maar ik zie je fronsen en ik hoor je zuchten. Ik heb het idee dat er wel een probleem is. Wat gaat er in je om?”

Terugkeergesprek
Als de werknemer weer (gedeeltelijk) terugkeert naar de werkplek, moet u ook een gesprek voeren. In deze gesprekken kunnen de volgende zaken aan de orde komen:

  • de gezondheidssituatie van de werknemer op het moment van terugkeer;
  • in hoeverre de werknemer zijn taken weer oppakt;
  • of aanpassing van de werkplek nodig is;
  • of de werknemer zich direct weer onder de collega’s begeeft of dit langzaam opbouwt;
  • de stand van zaken wat betreft de taken van de werknemer;
  • de algemene stand van zaken binnen het bedrijf of team waar de werknemer actief is;
  • de stappen die ondernomen moeten worden om nieuw ziekteverzuim te voorkomen;
  • welke begeleiding de werknemer verder nog nodig heeft;
  • eventueel een vervolgafspraak om te evalueren hoe de terugkeer verloopt.

Bron: XpertHR