Aanleggen van een re-integratiedossier

De re-integratie van zieke werknemers brengt een hoop papierwerk met zich mee. Met die documenten moet zorgvuldig worden omgegaan: ze bevatten vaak privacygevoelige informatie en ze moeten vrijwel allemaal zorgvuldig worden bewaard. De werkgever is immers medeverantwoordelijk voor de re-integratie van werknemers.

Als een werknemer twee jaar ziek is, moet hij een arbeidsongeschiktheidsuitkering aanvragen. Bij de aanvraag moet hij een re-integratieverslag voegen: een overzicht van alle re-integratie-inspanningen die tijdens die twee jaar zijn gedaan. De controle is streng en het indienen van een onvolledig verslag kan voor de werkgever grote financiële gevolgen hebben. De werkgever kan namelijk een loonsanctie van maximaal 1 jaar krijgen en moet dan het loon van de werknemer doorbetalen.

Het is daarom verstandig alle documenten die worden opgesteld in de loop van het re-integratietraject zorgvuldig en geordend te bewaren in een zogenaamd re-integratiedossier. Hoewel het niet verplicht is, maakt dit het opstellen van een re-integratieverslag een stuk eenvoudiger.

Inhoud re-integratiedossier
In het dossier kan de werkgever alle documenten opnemen die betrekking hebben op het ziekteverzuim en de re-integratieactiviteiten van werkgever en werknemer. Dit dossier hoeft dus zeker niet beperkt te worden tot de documenten die nodig zijn voor het re-integratieverslag.

Het is verstandig in ieder geval de volgende zaken in het dossier op te nemen:

  • het verloop van het ziekteverzuim van de werknemer;
  • de activiteiten die zwel de werknemer als de werkgever heeft ondernomen om de werknemer weer aan het werk te (laten) gaan;
  • alle documenten en correspondentie die betrekking hebben op de ondernomen activiteiten;
  • de probleemanalyse;
  • het plan van aanpak en de eventuele bijstellingen op dit plan;
  • de melding van de ziekte aan UWV (uiterlijk in de 42ste ziekteweek);
  • een actueel oordeel van de bedrijfsarts;
  • tussentijdse evaluaties, waaronder de eerstejaarsevaluatie;
  • een eindevaluatie van werkgever en werknemer.

Re-integratieverslag
Een aantal van bovenstaande documenten moet in ieder geval terugkomen in het re-integratieverslag. Dit betekent echter niet dat alleen díe gegevens moeten worden bewaard. Om een goed beeld te krijgen van de re-integratie is het verstandig alle papieren in het dossier op te nemen. Kan de werkgever een ordelijke administratie tonen, dan komt dit de beoordeling van de re-integratie-inspanningen alleen maar ten goede.

Om er zeker van te zijn dat het re-integratieverslag helemaal volledig is, kunt u de volgende checklist gebruiken:

  • de noodzakelijke administratieve gegevens van de werknemer, werkgever en bedrijfsarts;
  • gegevens over de aard van het bedrijf van de werkgever;
  • gegevens over de functie van de werknemer;
  • gegevens over de bekwaamheden van de werknemer;
  • vermelding van de eerste dag van ongeschiktheid tot het verrichten van arbeid wegens ziekte;
  • het oordeel en het advies van de bedrijfsarts;
  • het door de werkgever en de werknemer overeengekomen plan van aanpak en de bijstellingen;
  • de evaluatie aan het einde van het eerste ziektejaar, alsmede de meest recente evaluatie van de voortgang en de uitvoering van de in het plan van aanpak gemaakte afspraken;
  • een actueel oordeel over de kwaliteit van de arbeidsrelatie door de werkgever en de bedrijfsarts;
  • een actueel oordeel van de bedrijfsarts over het verloop van de ongeschiktheid tot werken, de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer tot het verrichten van arbeid;
  • een actueel oordeel van de bedrijfsarts en de werkgever over de aanwezigheid van passende arbeid bij de werkgever, en
  • een oordeel van de werknemer.

Bron: XperHR