DOOR Luciana Bena Brandini – 17-06-2015

De Wet Werk en Zekerheid is per 1 januari 2015 (gefaseerd) ingegaan en met ingang van 1 juli 2015 zijn er weer een aantal wijzigingen. Vanaf 1 juli 2015 komt er 1 vaste ontslagroute. Bedrijfseconomisch ontslag en ontslag door langdurige arbeidsongeschiktheid gaan via het UWV. Ontslag om andere redenen gaat via de kantonrechter. In deze nieuwsbrief ga ik in op het belang van het personeelsdossier in relatie tot het ontslag  bij disfunctioneren.

Tot nu toe ging de rechter bij twijfel nog regelmatig over tot ontbinding, vaak kende hij de medewerker dan een forse ontslagvergoeding toe, maar het dienstverband werd wel beëindigd. Met ingang van 1 juli 2015 zal de recht het ontslag beoordelen aan de hand van een aantal strikte criteria, een soort checklist. Een goed dossier is noodzakelijk om een ontslagverzoek gehonoreerd te krijgen. Is het dossier niet op orde dan zal de rechter het ontslagverzoek afwijzen.

Ook vanwege de invoering van de wettelijke scholingsplicht is het belangrijk om het personeelsdossier heel secuur bij te houden. Scholingsplicht houdt in dat werkgevers de werknemer in staat moeten stellen om scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie. Deze scholingsplicht heeft eveneens betrekking op voortzetting van de arbeidsovereenkomst indien de functie van de werknemer komt te vervallen of als de werknemer niet langer in staat is deze te vervullen.

Wat moet er in ieder geval standaard in het personeelsdossier zitten?
– Een getekende arbeidsovereenkomst
– Een duidelijke functieomschrijving
– Afspraken over gevolgde opleidingen
– Verslagen van jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken
– Alle correspondentie met de medewerker
– Verslagen van een eventueel verbetertraject

Dossieropbouw bij disfunctioneren per 1-7-2015 
Bij ontslag wegens persoonlijke redenen (o.a. disfunctioneren) wil de Kantonrechter allereerst de volgende vragen beantwoord zien:
1. Is de werknemer tijdig door de werkgever gewezen op het feit dat hij onvoldoende presteert?
2. Heeft de werkgever voldoende gelegenheid geboden om zijn functioneren weer op peil te krijgen? (actieve bijdrage van werkgever b.v. extra begeleiding, coaching, training of cursus aanbieden)
3. Is het disfunctioneren misschien het gevolg van te weinig scholing of slechte arbeidsomstandigheden?
4. Is er een mogelijkheid voor de werknemer om eventueel met behulp van (kortdurende) scholing een andere passende functie binnen het bedrijf te gaan uitoefenen?

De lengte en inhoud van het verbetertraject is o.a. afhankelijk van de aard van het disfunctioneren, de leeftijd van de werknemer, de lengte van het dienstverband en in de betreffende functie en de periode waarover de werknemer reeds kritiek op zijn functioneren ontvangen heeft. Gemiddeld verbetertraject varieert grofweg tussen de 3 en 12 maanden.

Dit zijn de belangrijkste aandachtspunten:
1. Overtuigen van de werknemer dat het inzetten van een verbetertraject noodzakelijk is
2. Het verbetertraject qua duur en inhoud duidelijk in een brief of document beschrijven en de werknemer verzoeken om dit voor akkoord te ondertekenen
3. Nauwkeurig doorlopen en uitvoeren van de beschreven stappen en tussentijdse evaluaties
4, Regelmatig schriftelijke tussentijdse terugkoppelingen geven en door werknemer laten ondertekenen voor akkoord
5. Duidelijk aangeven dat dit de laatste kans is en als het verbetertraject niet tot substantieel beter functioneren leidt, de arbeidsovereenkomst beëindigd zal gaan worden
6. Wil een werknemer geen verbetertraject en/of scholing, coaching of extra begeleiding? Leg dit schriftelijk vast en laat dit ondertekenen!

Ook moet uit het dossier duidelijk worden wat de redenen van disfunctioneren zijn:
– Functioneren: taken, resultaten, kennis, vaardigheid, competentie = functie gerelateerd
– Houding/gedrag: persoonlijkheid, communicatie, samenwerking = persoon gerelateerd
– Misstanden: bijv. fraude, pesten, (seksuele) intimidatie = gedrag gerelateerd

Verder zijn de volgende 5 stappen belangrijk bij de dossieropbouw: 
1. Schriftelijkheid  => zoveel mogelijk vastleggen, geen eenzijdige stukken (hoor en wederhoor, werknemer heeft deze stukken ook), concrete voorbeelden vastleggen, praktijksituaties, klachten collega’s en/of klanten etc.
2. Handtekeningen => op contract, voor ontvangst, voor akkoord, mag ook digitaal (b.v. mail met ontvangstbevestiging)
3. Procesmatige aanpak => stappen SMART (zoals: wat moet werknemer doen en wat kan werkgever bijdragen) vaststellen en schriftelijk vastleggen en deze stappen ook allemaal daadwerkelijk uitvoeren    functie gerelateerd: 
kennis, vaardigheid, competenties nodig dus meestal:
o  begeleiding door leidinggevende
o  assessment
o  opleiding/training
o  coaching
persoon gerelateerd:
betere houding en gedrag dus vaak:
o  confronteren (leidinggevende/team)
o  coaching
o  bemiddeling/mediation
4. Dikte dossier => geen algemene richtlijn te geven. Een goed dossier is niet hetzelfde als een dik dossier. Naarmate de ernst van de fout toeneemt, zijn minder waarschuwingen nodig; terug grijpen mag, maar…hoe ver terug? naarmate de ernst van de fout toeneemt mag je verder teruggaan.
5. contra-indicaties => Ga na: is er recent sprake geweest van:
o   contractverlenging
o   contractomzetting
o   bonus/ruime salarisverhoging
o  promotie
o  positieve beoordeling etc. ?

Herplaatsing:
Verder gaat de herplaatsingsverplichting vanaf 1 juli 2015 een belangrijke(re) rol spelen. De werkgever moet nagaan of herplaatsing in andere passende functie mogelijk is binnen redelijke termijn. De redelijke herplaatsingstermijn is gelijk aan de wettelijke opzegtermijn van de werkgever, dus de herplaatsingstermijn vangt aan op de dag waarop de rechter de ontslagbeslissing neemt.

Bij de beoordeling of er een passende functie beschikbaar is, houdt de rechter rekening  met:
– bestaande vacatures of vacatures die binnen de herplaatsingstermijn ontstaan
– structurele werkzaamheden die door flexwerkers (uitzendkrachten, tijdelijke werknemers) worden verricht
– als werkgever onderdeel is van een groep, moeten ook mogelijkheden bij andere tot de groep behorende ondernemingen worden betrokken

De werkgever dient dus bij de rechter aannemelijk te maken dat er geen herplaatsing mogelijk is op basis van de bovenstaande punten!

To do list voor 1 juli 2015: 
– nog geen functiebeschrijvingen op papier? Maak deze dan zo snel mogelijk en geef deze aan alle werknemers.
– ga functioneringsgesprekken voeren en zorg dat hier ook schriftelijke verslagen van zijn
– wacht niet te lang om een werknemer te vertellen dat het niet goed gaat, maar informeer hem tijdig en stel een formeel verbetertraject op