Checklist dossieropbouw bij disfunctionerende medewerker

Om verschillende redenen kunt u ontevreden zijn over het functioneren van een werknemer. Dat hoeft niet alleen te zijn om redenen die verwijtbaar zijn aan de werknemer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een werknemer op leeftijd die het productietempo of de technische ontwikkelingen niet kan bijhouden.

Als u niet tevreden bent over het functioneren van een werknemer, dan is het van belang dat u tijdig actie onderneemt. Als u niet of niet tijdig actie onderneemt, dan kan dat er toe leiden dat de werknemer ervan uitgaat dat u wel tevreden bent en dus zelf niets doet om beter te functioneren. De situatie verandert dan niet, terwijl u zich steeds meer gaat storen aan deze werknemer. Zeker als de situatie al een tijd duurt, kan de zaak snel escaleren (de druppel die de emmer doet overlopen) en zou u het liefst op heel korte termijn afscheid willen nemen van deze werknemer. Maar een werkgever is verplicht om – nadat hij de werknemer heeft geïnformeerd dat en waarom hij vindt dat de werknemer niet goed functioneert – de werknemer de kans te geven om zich te verbeteren.

Waar voorheen kantonrechters in zaken met een mager dossier nog wel eens overgingen tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst (met een forse ontslagvergoeding) omdat zij dachten dat voortzetting ervan waarschijnlijk een heilloze weg was, daar mogen kantonrechters de arbeidsovereenkomst nu niet meer ontbinden als het dossier te mager is. Werkgevers zullen zich dus aantoonbaar moeten inspannen – en hun werknemers in de gelegenheid moeten stellen – om het functioneren te verbeteren. Van belang is daarbij ook dat in kaart wordt gebracht waarom de werknemer niet goed functioneert. Als dat (mede) voortkomt uit een gebrek aan scholing, dan wordt van de werkgever verwacht dat hij daar iets aan doet.

Actie ondernemen bij disfunctioneren is dus een must. Als dat tijdig gebeurt, dan is de kans reëel dat de werknemer zijn functioneren inderdaad verbetert en dat werkgever en werknemer samen verder kunnen. Blijkt na een tijdje dat er geen verbetering zit in het functioneren, dan zal de werkgever moeten kijken of hij een andere passende functie voor deze werknemer binnen zijn bedrijf heeft. Is dat niet het geval, pas dan heeft hij kans dat de kantonrechter de arbeidsovereenkomst ontbindt als hij daar om vraagt.

De acties die u kunt ondernemen hebben tot doel om de werknemer bij te sturen en voor het geval dat niet lukt een dossier op te bouwen. Uit dat dossier moet duidelijk worden dat de werknemer een reële kans heeft gekregen om zijn functioneren te verbeteren. Als er namelijk uiteindelijk afscheid moet worden genomen van de werknemer en de rechter moet de zaak beoordelen, dan zal de rechter toetsen, of:

  • de werknemer op de hoogte was van wat van hem wordt verwacht en de punten die verbeterd moeten worden;
  • is onderzocht of er sprake is van een gebrek aan scholing en als dat het geval is, of de werknemer in de gelegenheid is gesteld om zich bij te scholen;
  • de werknemer voldoende aanwijzingen en ondersteuning heeft gekregen om tot een verbetering te komen;
  • er een reële periode is uitgetrokken om tot verbetering te komen;
  • is onderzocht of de werknemer binnen redelijke termijn – al dan niet met behulp van scholing – binnen de onderneming van de werkgever kan worden herplaatst;
  • de werknemer op de hoogte is gebracht van de gevolgen als hij niet tot verbetering komt (beëindiging van het dienstverband).

Het is de werkgever die de bewijslast draagt van deze punten. Als de werkgever deze punten niet voldoende aannemelijk kan maken in een procedure, dan zal dat er toe leiden dat de rechter het ontbindingsverzoek afwijst.

Het is voor als werkgever dus zaak om bij ontevredenheid over het functioneren van de werknemer een goed dossier op te bouwen. Hoe bouwt u een goed dossier op? Hieronder volgt een checklist volgens het zogenaamde stoplichtmodel. Een dossier start altijd als er nog niets aan de hand is, dus maak het functioneren onderdeel van het personeelsdossier. Door preventief te handelen kan de werkgever voorkomen dat er problemen ontstaan en als er dan toch kritiek op het functioneren komt, heeft de werkgever in ieder geval al de basis in handen.

Groen: Preventief, er is nog niets aan de hand:

  • zorg voor een concrete en up-to-date functiebeschrijving
  • stel werknemer in staat om scholing te volgen gericht op eigen functie
  • leg werk gerelateerde zaken zoveel mogelijk schriftelijk (mag ook per e-mail) vast
  • voer regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken
  • hanteer heldere beoordelingscriteria (dus geen “matig”)
  • geef beoordelingen op deelaspecten en dus niet alleen een totaalbeoordeling

Oranje: Er komt wat kritiek op functioneren, in zo vroeg mogelijk stadium actie nemen:

  • spreek werknemer direct aan als er sprake is van onvoldoende functioneren
  • maak duidelijk/concreet op welke punten de werknemer onvoldoende scoort en geef voorbeelden
  • vraag werknemer of hij ook inziet dat hij onvoldoende presteert
  • vraag werknemer of hij ondersteuning of scholing wenst
  • initieer een verbetertraject en benoem dit ook zo
  • benoem de tijdsduur en gevolgen bij onvoldoende verbetering (ontslag)
  • zorg voor concrete en realistische doelstellingen, begeleiding en tussentijdse evaluaties
  • neem de gemaakte afspraken en termijnen strikt in acht
  • leg alles duidelijk en schriftelijk vast!

Rood: Er is geen/onvoldoende verbetering:

  • onderzoek of de werknemer binnen redelijke termijn te herplaatsen is in een andere passende functie (inspanningsverplichting!)
  • bespreek met werknemer (on)mogelijkheid van herplaatsing
  • geef aan wat gevolg is van onsuccesvol verbetertraject (ontslag)
  • ontslagroute met medewerking van de werknemer:
    • bereid beëindigingsvoorstel voor (transitievergoeding + opzegtermijn?)
    • gun werknemer redelijke bedenktermijn
  • ontslagroute zonder medewerking van de werknemer:
    • ontbindingsverzoek bij de kantonrechter
  • overweeg vrijstelling van werk