Met ingang van 25 mei 2018 is De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Wat betekent dat voor u als werkgever voor de registratie van ziekteverzuimgegevens?

De AVG zal niet leiden tot een aanscherping van de regelgeving met betrekking tot de verwerking van gezondheidsgegevens door werkgevers. Het feit dat iemand zich ziek heeft gemeld, is al een gezondheidsgegeven. De definitie van gezondheidsgegevens en de grondslagen waaronder verwerking van gegevens over de gezondheid toegestaan zijn, zijn inhoudelijk dus niet gewijzigd. Werkgevers zijn nog steeds wettelijk verplicht, onder meer in het kader van de loondoorbetalingsverplichting bij ziekte, een ziekmelding op te nemen in de administratie. Deze gegevens over het ziekteverzuim mogen door de werkgever ook voor een redelijke termijn bewaard worden.

Ik zet nog even de zaken voor u op een rijtje.

Wanneer een van uw werknemers ziek wordt, heeft u als werkgever verschillende verplichtingen. Denk hierbij aan de verplichting om het loon gedurende 2 jaar door te betalen en de re-integratieverplichtingen. Nadat uw werknemer zich heeft ziek gemeld begint de verzuimbegeleiding en re-integratie. U begeleidt uw zieke werknemer met als doel om hem zo spoedig mogelijk terug te laten keren in het arbeidsproces.

In de wet is vastgelegd dat verzuimbegeleiding/re-integratie primair de verantwoordelijkheid is van zowel de werkgever als de zieke werknemer. U mag in dat kader een beperkt aantal noodzakelijke gegevens verwerken van uw zieke werknemers. U mag niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte, want u mag vooral niet op de stoel van de (bedrijfs)arts gaan zitten om te bepalen of de werknemer wel of niet ziek is en welke beperkingen er zijn. Daarmee kan en mag u ook formeel niet zelf vast stellen welke arbeidsmogelijkheden er nog wel zijn. Alleen de bedrijfsarts kan en mag de mate van arbeidsgeschiktheid en de verwachte duur van het verzuim vaststellen.

Wat mag u bij de ziekmelding dan wel aan de werknemer vragen en registreren?
– Het telefoonnummer en (verpleeg)adres
– De vermoedelijke duur van het verzuim
– De lopende afspraken en werkzaamheden
– Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder
welke vangnetbepaling)
– Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
– Of er een regresmogelijkheid is door een verkeersongeval

U mag, met uitzondering van bovenstaande gegevens, in principe geen andere gegevens over de gezondheid van uw werknemer in uw eigen administratie registreren of doorgeven aan de bedrijfsarts. Ook niet als deze gegevens vrijwillig door uw werknemer zijn verstrekt!

In een enkel geval kan het echter wel noodzakelijk zijn om vrijwillig verstrekte gegevens over de gezondheid in de administratie op te nemen, bijvoorbeeld als een werknemer in ernstige mate last heeft van suikerziekte of epilepsie en dit zelf of via de bedrijfsarts bij u heeft aangegeven. Het kan dan noodzakelijk zijn dat de directe collega’s van de zieke werknemer op de hoogte zijn van de ziekte omdat zij moeten weten wat zij in geval van nood moeten doen.

Naast bovenstaande gegevens over de ziekmelding mag u uitsluitend de gegevens registreren die door de bedrijfsarts zijn verstrekt over:
– De werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is, zoals functionele
beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan
verrichten
– De verwachte duur van het verzuim
– De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is, gebaseerd op functionele beperkingen,
restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten
– De eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die u in het kader van de re-integratie moet treffen

Wat mag verder wel en niet worden benoemd?
(ook al is deze informatie (spontaan) van de werknemer zelf afkomstig)
– Verzuimoorzaak is medisch (dus loondoorbetalingsverplichting) of juist ‘afwezigheid kent geen medische
oorzaak’ mag worden benoemd
– Werk gerelateerd of juist niet-werk gerelateerd mag worden benoemd
– Vastleggen van beperkingen mag wel, bijvoorbeeld:
– Beperkt in bukken, torderen, langdurig staan, langdurig zitten
– Beperkingen in tillen, grijpen, vastpakken, dragen
– Beperkingen in knielen, hurken
– Beperkingen in duwen en reiken
– Beperkingen in knikken, linksom of rechtsom kijken
– Beperkingen in omgaan met stressvolle situaties
– Beperkingen in concentreren en verdelen van de aandacht
– Beperkingen in omgaan met conflicten
– Beperkingen hebben een frequent karakter
– Zwangerschap mag niet benoemd worden, wel vangnet
– Orgaandonatie mag niet benoemd worden, wel vangnet
– Ongeval mag niet benoemd worden, wel ‘gebeurtenis met wellicht mogelijkheid tot regres’ .
   Let op: bij regresmogelijkheid door een verkeersongeval is er in beginsel sprake van een rechtmatige
grondslag dus dit mag wel worden benoemd
– Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand mogen
niet benoemd worden

Voorbeelden van beperkingen in plaats van ziektebeelden

De do’s en dont’s voor werkgevers

  • Vraag bij een ziekmelding van een werknemer alleen gegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met zijn of haar werkzaamheden. U mag bijvoorbeeld vragen wanneer de werknemer weer verwacht op het werk te zijn en of er lopende afspraken zijn waarmee iets moet gebeuren.
  • Om te beoordelen wat uw werknemer nog wel kan doen dient u de bedrijfsarts in te schakelen.
  • Vraag niet wat uw werknemer precies mankeert en waardoor het komt. Informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte is wettelijk niet toegestaan. Vertelt uw werknemer dit uit zichzelf, dan mag dit niet geregistreerd of vastgelegd worden.
  • Vraag uw werknemer niet op een vragenlijst in te vullen waarin om medische informatie (ziektegeschiedenis of medicijngebruik) wordt gevraagd. Dit mag alleen de bedrijfsarts.

Meer weten? Download hier de ‘Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers’.